Batıçim Enerji Toptan Satış Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası

GİRİŞ VE POLİTİKANIN AMACI

BATIÇİM ENERJİ TOPTAN SATIŞ  A.Ş. (“BATIÇİM ENERJİ” veya "Şirket”)    olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca “veri sorumlusu” sıfatıyla kişisel verilerinizin gizliliği ve güvenliğine önem veriyoruz. Bu kapsamda, iş ilişkilerimizi yürütürken müşterilerimiz, çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, tedarikçilerimiz, iş ortaklarımız, bunların çalışanları ve yetkilileri, ziyaretçilerimiz ve diğer tüm üçüncü kişilere ait elde ettiğimiz kişisel verileri nasıl işlediğimiz, hangi amaçlarla kullandığımız ve bu bilgileri nasıl koruduğumuz hakkında sizleri bilgilendirmek isteriz.

İşbu bildirimde kullanılan tüm kavram ve ifadeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve sair mevzuatta kendilerine atfedilen anlamı ifade edecektir. Bu Politikada ki “siz” ifadesi şahsınızı ifade etmektedir.

İşbu Politika ile Şirket’in “şirket faaliyetlerinin şeffaflık içinde yürütülmesi ilkesi”nin sürdürülebilirliği amaçlanmaktadır. Bu kapsamda, Şirket veri işleme faaliyetlerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“KVK Kanunu”) yer alan düzenlemelere uyumu bakımından benimsenen temel prensipler belirlenmekte ve Şirket tarafından yerine getirilen uygulamalar açıklanmaktadır.

Politika, Şirket tarafından otomatik olan veya herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla kişisel verileri işlenen gerçek kişilere yöneliktir.

Şirket, yasal düzenlemelere paralel olarak Politika’da değişiklik yapma hakkını saklı tutar.

Şirketimize ilettiğiniz kişisel verilerin, doğru, eksiksiz ve güncel olmalarını sağlamak, sizlerin sorumluluğundadır. Bunun ötesinde, başka kişilerin verilerini bizimle paylaşırsanız, bu tür verileri yerel yasal gerekliliklerle uyumlu olarak toplamak yine sizlerin sorumluluğunuzda olacaktır.

TANIMLAR

HANGİ KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEYEBİLİYORUZ?

BATIÇİM ENERJİ ile aranızdaki hukuki-ticari-sözleşmesel ilişkilere bağlı olarak aşağıda belirtilen verilerinizin birini veya bir kaçını, ilişkinin türüne, mevzuata ve iş ihtiyacına göre işleyebiliyoruz. İşlediğimiz kişisel veriler, aramızdaki iş ilişkisinin türüne (Örn. müşteri, tedarikçi, iş ortağı vb.) ve bizimle iletişime geçme yönteminize (Örn. telefon, e-posta, web sitesi üzerinden, basılı evrak vb.) göre değişmektedir

NE ZAMAN KİŞİSEL VERİ TOPLARIZ?

Kişisel verilerinizi temel olarak aşağıdaki durumlarda toplarız:

• Ürün ve hizmetlerimizi satın aldığınızda veya kullandığınızda,
• İş başvurusu yaptığınızda ve/veya işe giriş yaptığınızda
• Bize mal sattığınızda ya da hizmet sunduğunuzda,
• Şirketimizle sözleşme imzaladığınızda veya teklifler sunduğunuzda/teklifler aldığınızda
• Müşterilerimize ve tedarikçilerimize yönelik hazırlanmış olan elektronik uygulama ve sayfaları ziyaret ettiğinizde veya kullandığınızda
• Bizimle web sitemiz üzerinden ya da telefon yoluyla bizimle iletişime geçtiğinizde,
• Şirket etkinlik ve organizasyonlarımıza katıldığınızda,
• Potansiyel müşteri/tedarikçi/iş ortağı/alt işveren olarak herhangi bir amaçla bizimle iletişime geçtiğinizde.

KİŞİSEL VERİ İŞLEME İLKELERİMİZ NELERDİR?

Şirketimiz tarafından işlenen tüm kişisel veriler, KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca işlenmektedir. Şirketimiz, KVKK 4. maddesi uyarınca kişisel verilerinizi işlerken dikkat ettiğimiz temel ilke ve prensipler aşağıda açıklanmıştır:

• Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme: Şirketimiz; kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık gerekliliklerini dikkate almakta, kişisel verileri amacın gerektirdiği dışında kullanmamaktadır.
• Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama: Şirketimiz; kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamak için elinden gelen tüm gayreti göstermektedir.
• Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme: Şirketimiz, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. Şirketimiz, kişisel verileri sunmakta olduğu ürün ve hizmetler ile bağlantılı ve bunlar için gerekli olan kadar işlemektedir.
• İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma: Şirketimiz, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır.
• İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme: Şirketimiz, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Şirketimiz tarafından imha edilmektedir.

İLGİLİ KİŞİ KATEGORİLERİ NELERDİR?

KİŞİSEL VERİ TOPLAMA YÖNTEMLERİ VE HUKUKİ SEBEPLERİ NELERDİR?

Kişisel verilerinizi KVKK madde 5 uyarınca aşağıdaki hukuki sebepler çerçevesinde işliyoruz. Şirketimizin faaliyet alanı gereği ELEKTRİK üretimi ve toptan satışı için bir çok tüzel kişi müşteri ve iş ortağı ile ticari ilişkiler kurmaktadır. Şirket tarafından gerçek kişi müşteri ile doğrudan bir hizmet satış ilişkisi tesis edilmemektedir. Şirketlerimiz operasyonları gereği ticari iş süreçlerinin tamamında Tacir veya Esnaf olarak tabir edilen ticaret erbapları ile ilişkiler kurmaktadır. Kişisel veriler temel olarak, kanunlarda açıkça düzenlenen hususlar saklı olmak üzere, taraflar arasındaki Ticari ilişkilerin ve sözleşmelerin kurulması ve ifası, Gümrük, vergi, borçlar ve ticaret hukuku mevzuatları başta olmak üzere ilgili mevzuat uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek koşuluyla şirketimizin zorunlu meşru menfaatleri hukuki gerekçeleriyle işlenmektedir. Kişisel veri işleme süreçlerimizde, burada belirtilen hukuki gerekçelerin birine girmeyen hususlar olduğunda ayrıca AÇIK RIZA gerekçesini sağlamak üzere veri ilgilisinden izin talep edilmektedir.

BATIÇİM ENERJİ   ile aranızdaki ticari, hukuki, sözleşmesel veya bir başka surette kurduğunuz ilişki kapsamında, aşağıda detaylı olarak belirtilen amaçlar çerçevesinde ve 6698 sayılı Kanun’un 5. Maddesinin 2. Fıkrası ve devamındaki hukuka uygunluk sebeplerine istinaden veya böyle bir sebep bulunmaması halinde açık rızanıza istinaden; Kişisel Verileriniz, BATIÇİM ENERJİ tarafından doğrudan sizlerden (sözleşme, sipariş formu, teklif talebi veya formu, e-posta yazışmaları, kartvizit paylaşımı, işe alım süreçleri, web sitesi mesajları, sosyal medya mesajları, çağrı merkezi kayıtları, işyeri ziyaretleri, iş ortaklarımızın paylaşımları gibi alanlardan) toplanmakta ve işlenebilmektedir. İş yerlerimizi ziyaretleriniz sırasında güvenlik gerekçeleri ile kimlik bilgileriniz ve güvenlik kamerası ile görüntünüz kayıt altına alınmakta ve bu operasyonla sınırlı olarak işlenmektedir.

• Şirketin tabi olduğu mevzuatta öngörülmüş olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, talep edilen ürün ve hizmetleri sunabilmek veya akdettiğiniz sözleşmelerin gereğinin yerine getirilmesi,
• Şirketin  hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması,
• Tarafınızca alenileştirilmiş olması,
• Şirketin mevzuat veya iç uygulayışı gereği bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, BATIÇİM ENERJİ meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması.

AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜNÜN YERİNE GETİRİLMESİ

BATIÇİM ENERJİ, tüm veri işleme süreçleri için, 6698 sayılı yasa ve ilgili mevzuat uyarınca, kişisel verilerin veri ilgilisinden temin edilmesi aşamasında, süreç bazlı olarak tüm veri ilgililerini bilgilendirmektedir. Bu bilgilendirme kapsamında ve veri ilgilisi ile temas edilen alan özelinde yazılı/basılı veya elektronik yollarla;

• Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
• Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
• Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
• Veri ilgisinin hakları

Hususunda bilgi verilmektedir. Bu bilgilendirme yine işin mahiyetine göre detayı olabileceği gibi katmanlı aydınlatma prensibi de esas alınarak zaman zaman işbu politikaya atıf ve yönlendirme yapılmak suretiyle de yerine getirilmektedir.

KİŞİSEL VERİ İŞLEME AMAÇLARIMIZ

BATIÇİM ENERJİ, kişisel veri işleme amaçları bu tabloda genel hatları ile ifade edilmiştir. Aşağıda veri süjesi özelinde özel amaçlar açıklanacaktır.

Şirketimizin VERİ İLGİLİSİ (VERİ SAHİBİ) kırılımında veri işleme amaçları aşağıda açıklanmıştır.

1. Müşteriler için;

BATIÇİM ENERJİ, Elektrik toptan satışı faaliyeti yürütmektedir. Bu çerçevede tüzel kişi müşterilerle kurulan alım satım ilişkisi uyarınca aşağıda yer alan amaçlar kapsamında veri işleme faaliyeti yürütmektedir:

• Mal/Hizmet Satın Alma, Üretim ve Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
• Ürün ve Hizmetler için Araştırma ve Geliştirme faaliyetleri
• Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
• Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini
• Ticari/Sözleşmesel ilişki kapsamında işlem ve faaliyetleri yürütmek ve mali ve hukuki yükümlülükleri yerine getirmek
• Talep/Şikâyetlerin Takibi
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Üretici sorumluluğu kapsamında garanti yükümlülüklerinin yerine getirilmesi
• Hukuki süreçlerin yürütülmesi
• Tanıtım ve pazarlama faaliyetleri

2. Potansiyel Müşteriler için;

Web sitemizi ziyaretleriniz, e posta adreslerimize gönderdiğiniz sipariş ve fiyat teklifi için ilettiğiniz talepleriniz, gönderdiğiniz diğer e –postalar, kart vizit paylaşımlarınız vasıtasıyla doğrudan sizlerden temin edilen kimlik ve iletişim bilgileriniz; talep edilen ürünler için teklif oluşturulabilmesi, sözleşmenin kurulabilmesi, talep ve şikâyetlerinizin yönetimi için Kanunun 5/2 maddesi uyarınca işlenmektedir.

3. Çalışan Adayları için;

Şirket tarafından veri sorumlusu sıfatıyla; iş başvuruları kapsamında adaylar tarafından paylaşılan CV’ler veya doldurulan başvuru formu ile alınan, çalışan adaylarına ait kişisel veriler (kimlik, iletişim, eğitim, meslek, ücret, askerlik durumu, iş geçmişi, referanslara ait veriler;) ilgili şirketin otomatik sistemleri veya fiziksel ortamlarında ve şirket yazılı standartlarında, çalışan adaylarıyla iş ilişkisi kurulabilmesi amacıyla işlenmekte ve sınırlı bir süre boyunca saklanmaktadır. Burada amaç bu süre boyunca çalışan adayının yeniden değerlendirmeye alınması ve kurulması muhtemel iş ilişkisi için belirli süre ile sistemde tutulmasıdır. Bu süre içinde aday ile iş ilişkisi kurulmaması durumunda envanterde belirtilen süre sonunda ilk periyodik imha işleminde bu veriler imha edilmektedir. Adayın işe alınması durumuna ise bu bilgiler Özlük dosyasında saklanmaktadır.

BATIÇİM ENERJİ adaylar tarafından gerek web adresi üzerinden, gerek kariyer sitelerinden, gerek ise şirket merkezinde yapılan iş başvuruları kapsamında paylaşılan CV’ler veya doldurulan başvuru formları ile alınan kişisel verileri kullanmak suretiyle Kanun’un 5. Maddesinde belirtilen; açık rıza hukuki gerekçesine istinaden belirli süre için işlenmekte ve saklanabilmektedir.

Çalışan adaylarına ait genel veri işleme amaçları aşağıda sıralanmıştır:

• Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
• İnsan kaynakları operasyonlarının ve özellikle işe alım süreçlerinin yürütülmesi,
• İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi

4. Çalışanlar için;

BATIÇİM ENERJİ, Çalışanlarına ait kişisel verileri ilgili mevzuattan kaynaklı sebeplerle özlük dosyası oluşturabilmek, tarafınızla hizmet sözleşmesi akdedebilmek ve BATIÇİM ENERJİ’nin yönetim hakkı ve meşru menfaati kapsamında, aşağıda yer alan amaçlar dâhilinde veri işleme faaliyeti yürütmektedir:

• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
• Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
• Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
• Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
• Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini
• Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
• İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi
• İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
• Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Resmi Kurumlara Gerekli Yasal Bildirimleri Gerçekleştirmek, Resmi Kurumlar Nezdinde Teşviklerden Yararlanmak, Resmi Kurumları Denetimleri Kapsamında İlgili Makamlara Bildirimde Bulunmak
• İnsan Kaynakları Operasyonlarının ve Özellikle Özlük Faaliyetinin Yürütülmesi,
• Çalışan Denetimini Sağlamak ve İşverenin Yönetim Hakkı Kapsamında Gerekli Veri İşleme Faaliyetinde Bulunulması

5. Tedarikçi/İş Ortakları için;

Şirket tarafından yürütülen ticari faaliyetler kapsamında, ticari veya hukuki ilişki içinde bulunulan, gerçek veya tüzel kişi tacir ve esnaflara ait kişisel bilgiler (Kimlik verisi, İletişim verisi, Finansal veri, İmza verisi) işlenmektedir. Bu veriler Kanun’un 5/2 Maddesinde belirtilen; Sözleşmelerimizin kurulması ve ifası, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve Şirket’in meşru menfaatleri kapsamında Kanun’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve belirtilen kişisel veri işleme şartları dâhilinde işlenmektedir. Kişisel veriler Şirket tarafından yukarıda sıralanan amaçlar kapsamında fiziksel ve elektronik ortamda Tedarikçi ve İş Ortakları tarafından doğrudan iletilmek yöntemi ile toplanmakta ve işlenmektedir.

Veri işleme amaçları;

• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
• Mevzuattan Kaynaklanan Sorumlulukların ve Hukuksal Süreçlerin Yürütülmesi ve Takibi
• Şirket İç Operasyonlarının Yürütülmesi
• Strateji Planlama & İş Ortakları/Tedarikçi Yönetimi
• Fiziksel Mekân Güvenliğinin Sağlanması
• Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Tedarik Zinciri Yönetim Süreçlerinin Yönetilmesi
• İlgili Mevzuat Gereği Saklanması Gereken Bilgilerinizin Muhafazası; Bilgi Kayıplarının Önlenebilmesi İçin Kopyalanması, Yedeklenmesi; Bilgilerinizin Tutarlılığının Kontrolünün Sağlanması; Veri Tabanlarımızın ve Bilgilerinizin Güvenliği İçin Gerekli Teknik ve İdari Tedbirlerin Alınması

6. Ziyaretçiler İçin;

Şirketimizi, web sitemizi ve diğer iş yerlerimizi ziyaretleriniz kapsamında, şirketimizin ve sizlerin güvenliğin sağlanmasının yanı sıra yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve meşru menfaatlerimize bağlı olarak, ana girişlerde ad ve soyadınız, fiziki ortamlarda güvenlik kamerası ile görsel verileriniz, işyerimizi ziyaretiniz sırasında sizlere sunulan internet erişimi kapsamında elde edilen kimlik ve iletişim verileriniz ve işlem güvenliği verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Denetim ve Güvenlik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
• Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi
• Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini
• Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
• Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
• İnternet Erişimi Sağlanması ve Erişim Güvenliğinin Temini

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ İŞLEME ŞARTLARI

Özel nitelikli kişisel veriler öğrenilmesi halinde ilgili kişi hakkında ayrımcılık yapılmasına veya mağduriyete neden olabilecek nitelikteki verilerdir. Bu nedenle, diğer kişisel verilere göre çok daha sıkı şekilde korunmaları gerekmektedir. Özel nitelikli kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası ile ya da Kanunda sayılan sınırlı hallerde işlenebilir.

Kanunda özel nitelikli kişisel veriler, sınırlı sayma yoluyla belirlenmiştir. Bunlar; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir. Özel nitelikli kişisel verilerin kıyas yoluyla genişletilmesi mümkün değildir.

Şirketimiz, kural olarak veri işleme süreçlerinde özel nitelikli kişisel verilere yer vermeme eğilimindedir. Ancak faaliyet alanımız, işin niteliği ve bazı yasal zorunluluklar dikkate alındığında özel nitelikli kişisel verilerin de işlenmesi gerekebilmektedir. Örneğin İş yerlerinde verilen sağlık hizmetleri veya iş yeri hekimliği faaliyetleri çerçevesinde personelin veya işe alım süreçlerinde personel adayların sağlık beyanları iş yeri hekimi dışında insan kaynakları departmanı tarafından da işlenmek durumunda kalabilmektedir. Bu gibi durumlarda ilgili kişilerden açık rıza talep edilmektedir. İlgili Kişiler’in açık rızalarını yazılı olarak alınmaktadır. Şirket Özel Nitelikteki Kişisel Veriler’in işlenmesinde daha sıkı önlemlerin alınması konusunda gerekli işlemleri yürütmektedir.

Şirketimiz, KVKK’nın 10. maddesine uygun olarak, özel nitelikli kişisel verilerin elde edilmesi sırasında İlgili Kişiler’i aydınlatmaktadır. Özel nitelikli kişisel veriler, KVKK’ya uygun tedbirler alınarak ve gerekli denetimler yapılarak/yaptırılarak işlenmektedir.

Veri minimizasyonu ilkesi gereği, özel nitelikli kişisel veriler, ilgili iş süreci için gerekli olmadığı sürece toplanmamakta ve yalnızca gerekli durumlarda işlenmektedir. Bu çerçevede ve yukarıda ifade edildiği üzere şirketlerimiz gerektiğinde alınan sağlık verisi dışında özel nitelikli kişisel veri işlememektedir.

KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI TARAFLAR VE AKTARIM AMAÇLARI

Şirketimiz, kişisel verilerin aktarılması konusunda KVKK’da öngörülen ve Kurul tarafından alınan karar ve ilgili düzenlemelere uygun bir şekilde hareket etmek sorumluluğu altındadır. Şirketimiz, kişisel verileri KVKK’da ve ilgili diğer mevzuatta öngörülen şartlara uygun olarak ve mevzuatta belirtilen tüm güvenlik önlemlerini alarak Türkiye’de bulunan üçüncü kişilere ve BATI ANADOLU GRUBU çatısı altında bulunan ve aşağıda unvanları belirtilen şirketlere aktarabilir.

BATIÇİM ENERJİ kişisel verilerinizi bu Politika’da yer verilen amaçlarla Kanun ve sair mevzuat kapsamında ve aldığımız hizmetlerin yürütülmesi için zorunlu olduğu ölçüde aşağıdaki yurt içi alıcı gruplarına aktarabilecektir

• Dâhil olduğumuz BATI ANADOLU GRUBU (Batıçim Batı Anadolu Çimento Sanayii A.Ş., Batısöke Söke Çimento Sanayii T.A.Ş., Batıbeton Sanayi A.Ş., Batıliman Liman İşletmeleri A.Ş., Batıçim Enerji Elektrik Üretim A.Ş., ASH Plus Yapı Malzemeleri Sanayi ve Ticaret A.Ş.) şirketleri
• Hizmet sağlayıcılar ve iş ortakları; Bilgi ve iletişim teknolojisi sağlayıcıları, danışmanlık hizmetleri sağlayıcılar, kargo şirketleri gibi güvenilir üçüncü şahıslar 
• Malların ve hizmetlerin sunulması, tanıtılması ve benzeri amaçlarla işbirliği yapılan ve/veya hizmet alınan iş ortaklarımız, tedarikçi firmalar ile bankalar, finans kuruluşları
• Web sitemizin ve sosyal medya hesaplarımızın yönetimi için hizmet aldığımız ajanslar
• Avukatlar, denetçiler, danışmanlar ve hizmet alınan firmalar
• Tarafınızca yetki verilmiş olan vekil, vasi ve temsilcileriniz
• Düzenleyici ve denetleyici kurumlar ile mahkeme ve icra müdürlükleri gibi kişisel verileri talep etmeye yetkili kurum veya kuruluşlar ve bunların belirlediği kişiler

Şirketimiz, kişisel verileri YURT DIŞINA aktarmamaktadır

KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN VE GİZLİLİĞİNİN SAĞLANMASI

Şirket tarafından, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, imkanlar dâhilinde, korunacak verinin niteliğine göre gerekli her türlü tedbir alınmaktadır.

Bu kapsamda Şirket tarafından gerekli her türlü (i) idari ve (ii) teknik tedbirler alınmakta, (iii) şirket bünyesinde denetim sistemi kurulmakta ve (iv) kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla ifşası durumunda KVK Kanunu’nda öngörülen tedbirlere uygun olarak hareket edilmektedir.

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE  İMHASI

Kişisel verilerinizin saklanma sürelerini belirlerken aşağıdaki kriterleri dikkate alıyoruz:

•  İlgili veri kategorisinin işlenme amacı kapsamında veri sorumlusunun faaliyet gösterdiği sektörde genel teamül gereği kabul edilen süre,

•  İlgili veri kategorisinde yer alan kişisel verinin işlenmesini gerekli kılan ve ilgili kişiyle tesis edilen hukuki ilişkinin devam edeceği süre,

•  İlgili veri kategorisinin işlenme amacına bağlı olarak veri sorumlusunun elde edeceği meşru menfaatin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak geçerli olacağı süre,

•  İlgili veri kategorisinin işlenme amacına bağlı olarak saklanmasının yaratacağı risk, maliyet ve sorumlulukların hukuken devam edeceği süre,

•  Belirlenecek azami sürenin ilgili veri kategorisinin doğru ve gerektiğinde güncel tutulmasına elverişli olup olmadığı,

•  Veri sorumlusu tarafından, ilgili veri kategorisinde yer alan kişisel veriye bağlı bir hakkın ileri sürülmesi için belirlenen zaman aşımı süresi.

Şirket tarafından hazırlanmış detaylı kişisel veri işleme envanterinde her bir veri türüne ve sürece ilişkin saklama süreleri ayrıntılı olarak belirtilmiştir.

BATIÇİM ENERJİ kişisel verilerin İmha usullerinin belirlendiği bir KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI hazırlamış ve Şirket içinde yayınlamıştır. Tüm imha süreçleri bu politikaya uygun olarak yürütülmektedir. Kanun’un 7. maddesi gereğince hukuka uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler tarafından resen veya İlgili Kişinin talebi üzerine Şirket, bu iş için özel olarak hazırlamış bulunduğu Veri koruma ve İmha Politikasına, mevzuata ve Kurum tarafından yayımlanan rehbere  uygun olarak imha eder.

BATIÇİM ENERJİ tarafından hazırlanan ve tüm veri işleme süreçlerini düzenleyen kişisel veri envanterinde her bir veri türü ve süreç için SAKLAMA SÜRELERİ açıkça belirlenmiş olup, imha süreçlerinde bu süreler esas alınmaktadır.

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR

BATIÇİM ENERJİ; KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.

BATIÇİM ENERJİ , kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli tüm teknik ve idari tedbirler almaktadır.

Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz, Şirketimize ve/veya tedarikçilerimize ait fiziki arşivler ve bilişim sistemlerine nakledilerek, hem dijital hem de fiziki ortamda muhafaza altında tutulabilecektir.

Toplanan kişisel bilgilerin korunması için Secure Socket Layer (SSL) adı verilen standart teknoloji de dahil olmak üzere, genel kabul görmüş standart teknolojileri ve işletme güvenliği yöntemlerini kullanmaktadır. Teknolojinin güncel durumuna, teknolojik uygulamanın maliyetine ve korunacak verilerin niteliğine bağlı olarak, verilerinizin imha, kayıp, tahrifat, izinsiz ifşa veya izinsiz erişim gibi risklerden korumak için teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Bu kapsamda birlikte çalıştığımız hizmet sağlayıcılarla veri güvenliğine ilişkin sözleşmeler yapılmaktadır

TEKNİK TEDBİRLER

BATIÇİM ENERJİ tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
• Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
• Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.
• Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, gelistirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
• Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
• Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.  
• Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.
• Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
• Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
• Şifreleme yapılmaktadır.
• BATIÇİM ENERJİ  bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri, düzenli olarak denetlenmektedir.
• Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmaktadır.
• Teknik konularda departmanlar kurulmuş olup bu konuda bilgili personel istihdam edilmektedir.
• Yeni teknolojik gelişmeler takip edilmekte ve özellikle siber güvenlik alanında sistemler üzerinde teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.
• BATIÇİM ENERJİ bünyesindeki her bir bölüm özelinde belirlenen hukuksal uyum gereksinimleri çerçevesinde erişim ve yetkilendirme çözümleri devreye alınmaktadır.
• Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir. Eski çalışanlara erişim kısıtlaması uygulanmakta, hesaplar kapatılmaktadır.
• Şirket içi işleyiş gereğince alınan teknik önlemler ilgili kullanıcılara raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.
• Güncel Virüs koruma sistemleri, veri açığı güvenlikleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.
• Teknik konularda uzman personel istihdam edilmektedir.
• Kişisel verilerin toplandığı uygulamalar da dahil olmak üzere tüm bilgi sistemleri, güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak dış etki testine tabi tutulmakta ve bu testin sonuçlarına göre bulunan açıkların kapatılması sağlanmaktadır.

İDARİ TEDBİRLER

BATIÇİM ENERJİ  tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi için alınan idari tedbirler:

• BATIÇİM ENERJİ  çalışanları, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmekte ve eğitilmektedir.
• BATIÇİM ENERJİ ’nin yürütmekte olduğu tüm kişisel veri işleme faaliyetleri; detaylı olarak tüm iş birimlerinin analiz edilmesi suretiyle oluşturulmuş kişisel veri envanteri ve eklerine uygun olarak yürütülmektedir.
• BATIÇİM ENERJİ  bünyesindeki ilgili bölümlerin yürütmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri; bu faaliyetlerin KVKK’nın aradığı kişisel veri işleme şartlarına uygunluğunun sağlanması için yerine getirilecek olan yükümlülükler, BATIÇİM ENERJİ  tarafından yazılı politika ve prosedürlere bağlanmış olup her bir iş birimi bu konu ile ilgili bilgilendirilmiş ve yürütmekte olduğu faaliyet özelinde dikkat edilmesi gereken hususlar belirlenmiştir.
• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
• Kağıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
• BATIÇİM ENERJİ  bünyesindeki bölümlerin kişisel veri güvenliği ile ilgili denetim ve yönetimi, Bilgi Güvenliği Komiteleri tarafından organize edilmektedir. İş birimi bazında belirlenen hukuksal gerekliliklerin sağlanması için farkındalık yaratılmakta, bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler şirket içi politika, prosedürler ve eğitimler yoluyla hayata geçirilmektedir.
• BATIÇİM ENERJİ  ile çalışanlar arasındaki hizmet sözleşmeleri ve ilgili belgelere, kişisel veriler ile ilgili bilgilendirme ve veri güvenliğini içerir kayıtlar konulmakta ve ek protokoller yapılmaktadır. Bu konuda çalışanlar için gerekli farkındalığı yaratmaya yönelik çalışmalar yapılmıştır.
• Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
• BATIÇİM ENERJİ  bünyesindeki her bir bölüm özelinde, kişisel veri işleme süreçleri dikkate alınarak hukuki uyum, şirket içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri uygulanmaktadır
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
• Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.

KİŞİSEL VERİLERE İLİŞKİN HAKLAR NELERDİR?

KVKK m. 11 uyarınca veri sahipleri/veri ilgilileri olarak kişisel verilerinize ilişkin aşağıdaki haklara sahipsiniz:

•  Kişisel verilerinizin Şirketimiz tarafından işlenip işlenmediğini öğrenme,

•  Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

•  Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

•  Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

•  Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

•  KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

•  İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

•  Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde uğradığınız zararın giderilmesini talep etme.

Bu taleplerinizi aşağıda belirtilen yöntemler ile kimliğiniz teyit edilebilir biçimde şirketimize iletebilirsiniz.

İLETİŞİM

( 1 ) ıslak imzalı olarak şirketimizin Ankara Cad. No: 335 Bornova/İzmir adresine elden teslim edebilir veya iadeli taahhütlü posta yoluyla

( 2 )  5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza” nızla imzalandıktan sonra batienerji@batienerji.hs03.kep.tr adresine kayıtlı elektronik posta yoluyla

( 3 ) şirketimize daha önce iletilmiş olan ve şirketimiz veri tabanlarında kayıtlı bulunan e-posta adresini kullanmak suretiyle kvkk@batienerji.com.tr e-posta adresine elektronik posta ile

Sizin adınıza bir üçüncü kişinin bilgi edinme hakkınızı kullanması için tarafınızca başvuruda bulunacak kişi adına konuya özel olarak düzenlenmiş özel vekâletnamenin ıslak imzalı ve noter onaylı aslı ibraz edilmelidir.

Veri sahiplerinin (İlgili kişilerin) kişisel verilerine ilişkin taleplerini Şirketimize yazılı olarak iletmeleri durumunda, Şirket veri sorumlusu sıfatıyla KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde sonuçlandırılmasını sağlamak üzere gerekli süreçleri yürütmektedir.

Şirket, veri güvenliğinin sağlanması kapsamında, başvuruda bulunan kişinin başvuruya konu kişisel verinin sahibi olup olmadığını tespit etmek amacıyla bilgi talep edebilir. Şirketimiz ayrıca İlgili Kişinin başvurusunun talebe uygun bir biçimde sonuçlandırılmasını sağlamak adına, başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

İlgili kişinin başvurusunun; diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması, orantısız çaba gerektirmesi, bilginin kamuya açık bir bilgi olması gibi durumlarda, vtarafından gerekçesi açıklanarak talep reddedilebilecektir.

ŞİRKET’İN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI UYARINCA YÖNETİM YAPISI

Şirket tarafından, kişisel verilerin korunması mevzuatına uygunluğun sağlanması, muhafazası ve sürdürülmesi kapsamında her bir Şirket bünyesinde gerekli koordinasyonu sağlayacak olan “Kişisel Verilerin Korunması Komitesi” kurulmuştur. Bu Komite, şirket birimleri arasında birlik sağlanması, yürütülen faaliyetlerin kişisel verilerin korunması mevzuatına uygunluğunun temini için kurulan sistemlerin yürütülmesi ve iyileştirilmesinden sorumludur. Bu kapsamda, KVK Komitesi’nin temel görevleri aşağıda belirtilmektedir:

• Şirket içi kişisel verilerinin korunması ve işlenmesi ile ilgili temel politikaları hazırlamak ve yürürlüğe koymak
• Şirket içi kişisel verilerinin korunması ve işlenmesine ilişkin politikaların uygulanması ve denetiminin ne şekilde yerine getirileceğine karar vermek ve bu çerçevede Şirket içi görevlendirmede bulunmak ve koordinasyonu sağlamak
• KVKK ve ilgili mevzuata uyumun sağlanması için yapılması gereken hususları tespit etmek; uygulanmasını gözetmek ve koordinasyonunu sağlamak
• Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda Şirket içinde ve işbirliği içerisinde olunan kurumlar nezdinde farkındalığı arttırmak
• Şirket’in kişisel veri işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını sağlamak; iyileştirme önerilerini sunmak
• Kişisel verilerin korunması ve politikaların uygulanması konusunda eğitimler tasarlamak ve icra edilmesini sağlamak
• Kişisel veri ilgililerinin başvurularını karara bağlamak
• Kişisel veri ilgililerinin; Şirket’in kişisel veri işleme faaliyetleri ve kanuni hakları konusunda bilgilenmelerini temin etmek üzere bilgilendirme ve eğitim faaliyetlerinin icrasını koordine etmek
• Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi ile ilgili temel politikalardaki değişiklikleri hazırlamak ve yürürlüğe koymak
• Kişisel verilerin korunması konusundaki gelişmeleri ve düzenlemeleri takip etmek; bu gelişmelere ve düzenlemelere uygun olarak Şirket operasyonlarında yapılması gerekenler konusunda üst yönetime tavsiyelerde bulunmak
• Kurum ve Kurul ile olan ilişkileri yönetmek

POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜĞÜ

BATIÇİM ENERJİ TOPTAN SATIŞ A.Ş.  tarafından düzenlenen bu Politika ……………. 2021 tarihinde yürürlüğe konulmuştur. Bu Politika, şirketin internet sitesinde yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.

GÜNCELLEME, UYUM VE DEĞİŞİKLİKLER

Şirket, Kanun’da yapılan değişiklikler nedeniyle, KVK Kurulu kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda işbu Politika ve bu Politika’ya bağlı ve ilişkili diğer politikalarda değişiklik yapma hakkını saklı tutar.

İşbu Politika’da yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar Politika’nın sonunda açıklanır.

BATIÇİM ENERJİ TOPTAN SATIŞ A.Ş. (VERİ SORUMLUSU)

Mersis  - 0150055720800014

Adres: Ankara Cad. No: 335 Bornova/İzmir

www.batienerji.com.tr

Tel: 0232 478 44 00